1.1. Поиск по образовательным программам

Одной из основных возможностей образовательного портала является просмотр единых репозиториев рабочих учебных планов, основных профессиональных образовательных программ, рабочих программ и электронных образовательных ресурсов. Так, для того чтобы найти интересующую образовательную программу, следует перейти в репозиторий образовательных программ и найти интересующую программу. Примечательно, что поиск осуществляется с поддержкой множества фильтров: формы обучения, уровня образования, факультета, кафедры и года набора (рисунок 1). Вместе с тем, найти интересующую образовательную программу можно по частичному или полнотекстовому поиску, в результате ввода названия образовательной программы. 

Рисунок 1 - Пример выбора параметров при поиске образовательной программы

Выбрав определенную образовательную программу, можно попасть на отдельную страницу, где представлены данные из рабочего учебного плана. Данные из учебного плана для удобства формируются в единую таблицу из множества дисциплин, изучаемых в рамках образовательной программы. 

Имеются следующие данные: наименование дисциплины; кафедра, обеспечивающая данную  дисциплину; семестр, в котором изучается данная дисциплина; форма контроля по дисциплине, в т.ч. экзамен (Экз), зачет (Зач), курсовая работа/курсовой проект (КрР/Кр/Пр), компетенции (рисунок 2).

Рисунок 2 - Страница образовательной программы

Следует отметить, что в колонке «Семестры» указывается цифра, соответствующая номеру семестра, в котором изучается данная дисциплина. Кроме того, в колонке «Компетенции» представлены  коды компетенций, получаемых в результате освоения дисциплины (полный список и расшифровка компетенций находятся под таблицей дисциплин) (рисунок 3).

Рисунок 3 - Список компетенций

При необходимости можно посмотреть информацию по определенной дисциплине, достаточно нажать на нее. На новой странице пользователю представлены основные сведения о дисциплине: рабочая программа с основной и дополнительной литературой (если на портале существует соответствующее наполнение дисциплины), контрольные испытания, объем дисциплины и виды учебной деятельности, компетенции (рисунок 4).

Рисунок 4 - Страница дисциплины

1.2 Поиск учебно-методических пособий

Наряду с образовательными программами, имеется возможность поиска учебно-методических пособий (УМП). Для осуществления поиска следует выбрать раздел «Каталог», после чего нажать на «Учебно-методические пособия». Помимо частичного или полнотекстового поиска по названию, имеется поддержка следующих фильтров: кафедра и год (рисунок 5).

В поле ввода можно искать по названию или ФИО автора. Выбрав соответствующие параметры для поиска следует нажать на кнопку «Поиск». Для удобства пользователя результаты поиска разбиты на группы «Учебные пособия», «Учебно-методические пособия» и «Рабочая программа дисциплины», полный список представлен в группе «Все УМО».

Рисунок 5 - Поиск по учебно-методическим пособиям

Для каждого учебно-методического пособия имеется определенный набор действий, который можно с ним совершить (рисунок 6). Воспользоваться данной возможностью пользователь может с помощью кнопок, расположенных по правой стороне списка УМО. Кнопка №1 позволяет зарегестрированным и имеющим доступ пользователям скачать выбранное пособие. Кнопка №2 добавляет данное УМП в избранное. Кнопка №3 дает возможность скопировать ссылку на учебное пособие.

ВАЖНО: При отправке УМП преподавателем на согласование, им указывается режим доступа к данному пособию: свободный или только для студентов и сотрудников ТУСУР. В случае выбора ограниченного режима доступа для скачивания УМП необходимо быть зарегистрированным в Кабинете ТУСУР и иметь подтвержденную роль студента или преподавателя. 

Рисунок 6 - Возможности работы с пособиями

Каждое название учебно-методического пособия кликабельно, при нажатии на него пользователь переходит на его страницу, где может ознакомиться с более подробной информацией: аннотацией, содержанием и предложенными системой похожими пособиями.

1.3 Поиск по реферативным журналам

Еще один возможный вариант поиска - поиск по реферативным журналам. Для осуществления поиска следует выбрать раздел «Каталог», после чего нажать на «Реферативные журналы» (рисунок 7). Поиск по реферативным журналам осуществляется с поддержкой таких фильтров, как тематика и дата выпуска.

Пользователь, нажав на одну из групп в разделе «Тематика», может ознакомиться со списком тем, входящих в нее и, тем самым, получает возможность уточнить свой запрос. В разделе «Дата выпуска» пользователь может выбрать интересующий год и, при необходимости, уточнить месяц. В поле ввода нужно ввести запрос, в соответствии с которым необходимо найти записи, и нажать на кнопку «Поиск». Пользователю будет предоставлен список записей реферативных журналов, удовлетворяющий запросу.

Рисунок 7 - Поиск записей реферативных журналов

О каждой записи реферативных журналов можно узнать более подробную информацию, нажав на кнопку «Дополнительно» (рисунок 8). Также имееется возможность добавить интересующие записи в избранное, кнопка располагается по правой стороне от каждой записи.

Рисунок 8 - Подробная информация о реферативном журнале

2 Личные кабинеты

2.1 Личный кабинет преподавателя

Раздел "Преподавателям" доступен для любого пользователя, однако, не имея специального доступа, воспользоваться возможностями данного раздела не представляется возможным. Под специальным доступом подразумевается наличие учетной записи в Кабинете ТУСУР, и подтвержденной роли преподавателя. Преподавателю становится доступно несколько разделов: учебно-методические разработки, результаты научной деятельности, обеспечивающие дисциплины, избранное и оповещения (рисунок 9). 

ВАЖНО: Для того чтобы подтвердить роль преподавателя, необходимо, чтобы преподаватель присутствовал в телефонном справочнике ТУСУР и в его контактных данных был указан тот же адрес электронной почты, как тот, через который он входит в Кабинет ТУСУР. О том, как привести эти данные в соответствие более подробно вот тут.

Нажав на вкладку «Мои учебно-методические разработки», пользователь может ознакомиться с перечнем учебно-методических разработок, в которых он является автором или соавтором. Каждое добавленное УМО имеет свой тип и статус. Поэтому для удобства пользователя УМО разделены по типам и на группы по статусу. Например, у учебных пособий это: «Черновик», «Отправлено на согласование», «Ожидает подписания договора» и «Опубликовано», полный список представлен в группе «Все» (рисунок 9).

Рисунок 9 - Учебно-методическое обеспечение пользователя

Раздел "Мои результаты научной деятельности" отображает информацию, которую преподаватель вел о своих достижениях. Среди них могут быть: монографии, статьи, патенты/свидетельства, доклады на конференции и диссертации (рисунок 10). Результаты научной деятельности можно искать по названию, ключевым словам, типу или году изданию. 

Рисунок 10 - Результаты научной деятельности преподавателя

Раздел "Обеспечиваемые дисциплины" позволяет ознакомиться с дисциплинами, которые преподаватель обязан обеспечить (рисунок 11). Данный список формируется методистом кафедры, путем назначения преподавателей на определенные дисциплины. Если в данном разделе имеются дисциплины, то преподаватель обязан предоставить рабочую программу для этой дисциплины. 

Рисунок 11 - Обеспечиваемые дисциплины

В разделе «Избранное», пользователю доступна подборка УМО и реферативных журналов, отмеченных избранными (рисунок 12). Для исключения из избранного следует заново нажать на соответствующую кнопку, расположенную по правой части списка.

Рисунок 12 - Избранное в кабинете преподавателя

На вкладке «Оповещения» пользователь может ознакомиться с присланными ему сообщениями, в том числе об изменении статуса добавленной им рабочей программы или УМО (рисунок 13).

Рисунок 13 - Оповещения в кабинете преподавателя

2.2 Личный кабинет студента

В личный кабинет студента может попасть только зарегистрированный в Кабинете ТУСУР и авторизованный, как студент, пользователь. Подтвердить роль студента можно здесь.

Личный кабинет студента на образовательном портале предназначен для того чтобы отображать информацию об учебном плане по изучаемой образовательной программе; дисциплины, изучаемые в текущем семестре и формы контроля по ним; электронные курсы (если таковые имеются). Общий вид личного кабинета студента на образовательном портале представлен на рисунке 14. 

Рисунок 14 - Личный кабинет студента

Стоит отметить, что наименование дисциплины является кликабельным, нажав на дисциплину, пользователь перейдет на ее страницу, где представлены основные сведения о дисциплине: рабочая программа, основная и дополнительная литература (если на портале существует соответствующее наполнение дисциплины), контрольные испытания, объем дисциплины и виды учебной деятельности, компетенции (рисунок 15).

Рисунок 15 - Страница дисциплины для выбранной специальности

В разделе «Избранное», пользователю доступна подборка УМО и реферативных журналов, отмеченных избранными. Для исключения из избранного следует нажать соответствующую кнопку, расположенную по правой части списка (рисунок 16).

Рисунок 16 - Избранное в кабинете студента

3. Размещение информации

3.1 Добавление УМО

Возможность добавлять учебно-методическое обеспечение, как и раздел "Преподавателям" доступен при наличии специального доступа. Под специальным доступом подразумевается наличие учетной записи в Кабинете ТУСУР, и подтвержденной роли преподавателя. 

ВАЖНО: Для того чтобы подтвердить роль преподавателя, необходимо, чтобы преподаватель присутствовал в телефонном справочнике ТУСУР и в его контактных данных был указан тот же адрес электронной почты, как тот, через который он входит в Кабинет ТУСУР. О том, как привести эти данные в соответствие более подробно вот тут.

Непосредственно сам процесс добавления УМО можно разделить на четыре этапа: заполнение данных, отправка на согласование, подписание договора и публикация.

Заполнение данных. Чтобы начать заполнять данные о новом учебно-методическом пособии, следует зайти личный кабинет преподавателя и нажать на кнопку «Добавить УМО» (рисунок 17). Она располагается по левую сторону страницы и для удобства выделена ярким цветом. При нажатии на нее пользователь попадает на страницу «Добавление учебно-методического пособия».

Рисунок 17 - Добавление учебно-методического пособия

В появившейся странице пользователю следует ввести необходимые сведения о пособии (рисунок 18). Следует помнить, что поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения. Также пособие должно иметь формат *.pdf для успешной загрузки. Если пользователь ввел все данные о пособии, то при нажатии на кнопку «Сохранить», его черновик появится в разделе «Мои учебно-методические разработки». Однако, если не заполнено одно из обязательных полей или формат загружаемого пособия не соответствует требуемому, то система выдаст ошибку. В этом случае, пользователю следует ввести данные в обязательные поля или изменить формат документа. После того, как пользователь сохранит введенные о пособии данные, черновик появится в разделе «Мои учебно методические пособия». Первый этап публикации УМО, о чем говорилось выше, пройден.

Рисунок 18 - Сохранение введенных данных об УМО

Отправка УМО на согласование. Чтобы отправить УМО на согласование, пользователю в той же вкладке «Мои учебно-методические разработки» следует пролистать страницу вниз до трех кнопок. С помощью кнопки «Редактировать» можно изменить введенные ранее данные о пособии. Кнопка «Удалить» стирает черновик с портала, если, например, оно было добавлено пользователем по ошибке. Кнопка «Отправить на согласование» позволяет перейти на следующий этап публикации УМО (рисунок 19). После нажатия на кнопку «Отправить на согласование», публикация приобретает новый статус - "Отправлено на согласование" и появляется запись в истории УМО.

Рисунок 19 - Отправка на согласование УМО

Через некоторое время в личном кабинете во вкладке «Оповещения» появится сообщение о результатах согласования. Возможны два варианта: либо УМО отправлено обратно на доработку с комментариями от библиотекаря, либо согласование прошло успешно. 

Подписание договора и публикация. Если учебно-методическое пособие не требует доработок, то оно переходит на новый этап «Подписание договора». Автору нужно распечатать договор со страницы УМО на портале, подписать его всеми соавторами и передать в приемную проректора по учебной работе (рисунок 20). После получения подписанного лицензионного договора сотрудники библиотеки публикуют его на портале, о чем автору также приходит оповещение.

Рисунок 20 - Ожидание подписания договора

3.2 Добавление РПД

Добавлять рабочие программы дисциплин (РПД) могу только авторизованные, как сотрудники или методисты кафедр пользователи. 

Процесс согласования и публикации РПД можно разделить на четыре этапа: заполнение данных, согласование методистом кафедры (этот шаг пропускается, если согласование РПД инициируется методистом кафедры), согласование с библиотекой и утверждение сотрудниками учебного управления. В случае если у дисциплины обеспечивающая кафедра отличается от выпускающий, то требуется согласование методистов обоих кафедр.

Чтобы начать заполнять данные о РПД, следует зайти в личный кабинет преподавателя и нажать на кнопку «Добавить рабочую программу» (рисунок 21). Она располагается по левую сторону страницы и для удобства выделена ярким цветом. При нажатии на нее пользователь попадает на страницу «Редактирование рабочей программы». Важно знать, что пользователь может инициировать подачу учебной программы за другого автора.

Рисунок 21 - Добавление рабочей программы

В появившемся окне интерфейс страницы интуитивно понятен. Сверху расположена шкала прогресса заполнения данных о рабочей программе. Все поля являются обязательными для заполнения. Для начала заполнения данных нужно загрузить файл РПД с фондом оценочных средств (ФОС). Файл обязательно должен иметь формат *.pdf. Далее следует указать авторов и указать одну или несколько дисциплин, для которых действительна загружаемая рабочая программа. По умолчанию, в качестве автора подставляется пользователь, заполняющий РПД (рисунок 22).

Рисунок 22 - Редактирование рабочей программы

После добавления дисциплин форма автоматически перестраивается – добавляются разделы для заполнения учебно-методического обеспечения по видам запланированных видов занятий дисциплины. По умолчанию на форме отображаются только разделы «Учебное пособие» и «Дополнительная литература». Причем, имеется ограничение на количество добавляемой литературы. Так количество учебных пособий может быть до трех штук включительно, а дополнительной литературы до восемь. Существует три различных источника литературы: образовательный портал, библиотека ТУСУР, другой источник, доступ к которому возможен для студентов. 

Для того, чтобы указать УМО, размещенное на портале, следует начать вводить название УМО или ФИО автора и выбрать его из предложенного списка. Если пользователю известно, что необходимая литература имеется в библиотеке, то ему следует ввести ее название в соотвествующее поле и указать количество имеющихся экземпляров. Также при необходимости пользователь может указать другой источник, указав его название и URL-ссылку доступа. Таким образом, необходимо указать литературу для всех видов занятий, указанных для дисциплины в учебном плане (рисунок 23). Для завершения ввода данных пользователю нужно нажать на кнопку «Сохранить». После сохранения данных черновик учебной программы появится в списке «Мои учебно-методические разработки».

Рисунок 23 - Добавление литературы для конкретных видов деятельности

В случае, если все данные введены верно, пользователя автоматически перенесут на форму предпросмотра рабочей программы. Для отправки РПД на согласование нужно нажать на кнопку «Отправить на согласование» (рисунок 24).

Рисунок 24 - Отправление на согласование

После того, как пользователь нажмет на кнопку, рабочая программа будет направлена методистам обеспечивающей кафедры. Если рабочая программа будет одобрена, следующим шагом она будет направлена на одобрение методистам выпускающей кафедры. В случае, если для дисциплины обеспечивающая и выпускающая кафедра являются одной и той же, программа согласуется методистом только одной кафедры. После согласования с методистами кафедры рабочая программа проходит проверку в библиотеке. При ее успешном согласовании в библиотеке РПД рассматривается сотрудниками учебного управления. В учебном управлении проходит последняя проверка программы и ее утверждение, если РПД не будет возвращена  После утверждения рабочей программы в учебном управлении, в личном кабинете преподавателя она получает статус «Опубликовано» (рисунок 25).

Рисунок 25 - Публикация

После согласования РПД в электронном виде, необходимо скачать файл программы, на каждом листе которого будет сформирована отметка "Согласована на портале № __", подписать лист согласования и передать в учебное управление (рисунок 26).

Рисунок 26 - Возможность скачать утвержденную РПД

Таким образом, время, которое тратится на добавление учебной программы, сокращается в несколько раз, что говорит об эффективности такого добавления. Кроме того, при организации такого процесса всем участникам образовательного процесса становится доступно в структурированном виде полное учебно-методическое обеспечение дисциплины (рисунок 27).

Рисунок 27 - Страница дисциплины с прикрепленной рабочей программой и списком литературы

3.3 Редактирование возвращенной РПД

О каждом шаге согласования рабочей программы пользователю приходит уведомление. Следует отметить, что при обнаружении ошибок одной из проверяющих инстанций, РПД возвращается автору, о чем ему также приходит оповещение. Все оповещения дублируются на электронную почту пользователя. Если в результате процесса согласования рабочей программы одной из проверяющих инстанций был произведен возврат рабочей программы на доработку, то следует внести необходимые изменения. Некоторые ошибки можно исправить на портале, а некоторые касаются содержания документа - их нужно исправлять либо в редакторе файлов, с помощью которого был создан файл, либо в генераторе (если программа ранее была создана в генераторе).

Действия для генератора: зайти в генератор; найти программу, соответствующую возвращенной РПД; внести изменения в РПД через генератор; нажать на кнопку "Отправить на портал", после чего файл и дополнительная информация по рабочей программе на портале обновится; нажать на портале "Отправить на согласование". Если необходимые изменения не поддерживаются генератором (например, греческий алфавит), то необходимо в генераторе найти программу, соответствующую возвращенной РПД и скачать ее в формате DOC или DOCX и выполнить нижеперечисленные действия. 

Действия для редактора документов: открыть файл, соответствующий возвращенной РПД; внести необходимые правки; сохранить как PDF; на портале открыть возвращенную РПД (там, где были комментарии с требованием доработать программу, новую программу не надо создавать) и нажать "Редактировать"; в открывшейся странице нажать "Удалить файл", после чего загрузить файл нажатием кнопки "Выбрать файл"; нажать "Сохранить" и "Отправить на согласование".

ВАЖНО: Иногда генератор поддерживает изменения, которые вы хотите внести, но даже после их внесения повторно кнопки "Отправить на портал" не появляется. Это может быть связано с появлением в генераторе желтой таблички, где написано, что учебный план устарел, в связи с чем отправить неактуальную рабочую программу не представляется возможным. В таком случае вам нужно обновить рабочую программу, т.е. создать на основе имеющейся новую рабочую программу. В новой рабочей программе следует скачать PDF файл и загрузить его в рабочую программу на портале (там, где были комментарии с требованием доработать программу). 

ВАЖНО: В более ранних версиях портала, пользователям давалась возможность удалить неугодную рабочую программу. В новых версиях данная функция отсутствует. Стоит объяснить причину почему: каждая рабочая программа проходит согласование в огромном количестве инстанций, и каждая из этих инстанций тратит свое время на проверку РПД, в результате оставляя для себя и автора комментарий в истории проверки РПД. В тот момент, когда автор ранее удалял РПД, он также удалял историю проверки данной РПД, тем самым вынуждая проверяющие инстанции заново просматривать то, что ранее уже было проверено. Из уважения к времени наших сотрудников, отныне удаление рабочей программы с историей проверки не представляется возможным и необходимо редактировать имеющеся программы. Если пользователями по ошибке были созданы рабочие программы до внедрения запрета на удаления, то команда разработчиков может удалить вашу рабочую программу. Для этого следует нажать "Задать вопрос" и обозначить свою просьбу. 

3.4 Добавление РНД

Для преподавателей также доступна возможность формирования собственного портфолио по результатам научной деятельности. Среди показателей: статья в сборнике конференций, статья в журнале, патент/свидетельство, монография, диссертация. Для того чтобы добавить РНД, следует зайти в раздел "Преподавателям" и выбрать "Добавить РНД" (рисунок 28).

Рисунок 28 - Расположение кнопки "Добавить РНД"

 В появившемся окне следует выбрать тип РНД (рисунок 29).

Рисунок 29 - Выбор необходимого типа результата научной деятельности 

При добавлении статьи в сборнике трудов конференции необходимо заполнить следующие поля: название, авторы, тип учатия, год издания, DOI, язык, страницы, где индексируется статья, аннотация, дополнительная информация, название и уровень конференции, дата начала и окончания конференции, страна/область/населенный пункт проведения конференции, название издательства сборника трудов, страна/область/населенный пункт издательства, файл или ссылка на файл с текстом статьи, ключевые слова (рисунок 30). В результате заполнения всех полей следует нажать на "Сохранить изменения". 

Рисунок 30 - Заполнение статьи в сборнике трудов конференции

При добавлении статьи в журнале необходимо заполнить следующие поля: название, авторы, год издания, DOI, язык, страницы, где индексируется статья, аннотация, дополнительная информация, название журнала и где он индексируется, название издательства журнала, страна/область/населенный пункт издательства, файл или ссылка на файл с текстом статьи, ключевые слова (рисунок 31). В результате заполнения всех полей следует нажать на "Сохранить изменения". 

Рисунок 31 - Заполнение статьи в журнале

При добавлении патента/свидетельства необходимо заполнить следующие поля: название, авторы, тип и вид произведения, номер и дата заявки (при необходимости номер и дата опубликования), правообладатель, файл или ссылка на файл патента/свидетельства, ключевые слова (рисунок 32). В результате заполнения всех полей следует нажать на "Сохранить изменения". 

Рисунок 32 - Заполнение патента/свидетельства

При добавлении монографии необходимо заполнить следующие поля: название, авторы, год издания, количество страниц, ISBN, язык, аннотация, дополнительная информация, название издательства монографии, страна/область/населенный пункт издательства, файл или ссылка на файл патента/свидетельства, ключевые слова (рисунок 33). В результате заполнения всех полей следует нажать на "Сохранить изменения". 

Рисунок 33 - Заполнение монографии

При добавлении диссертации необходимо заполнить следующие поля: название, авторы, научный руководитель, вид диссертации, область наук, специальность, год издания, количество страниц, язык, дополнительная информация, страна/область/населенный пункт места защиты, организация, в которой проходила защита, шифр диссертационного совета, дата защиты, дата утверждения, номер диплома,  файл или ссылка на файл с диссертацией и авторефераторм, ключевые слова (рисунок 34). В результате заполнения всех полей следует нажать на "Сохранить изменения". 

Рисунок 34 - Заполнение диссертации

ВАЖНО: С подробностями заполнения каждого поля можно ознакомиться нажав на синий знак вопроса около поля, который вызывает у пользователя вопрос. 

Заявленные результаты научной деятельности можно удалять и редактировать. Для выполнения данных действий следует выбрать раздел "Мои результаты научной деятельности", найти необходимый для редактирования/удаления результат научной деятельности, после чего нажать на кнопку, соответствующую желаемому запросу.